Bonnes pratiques

Organiser sa prospection

Benjamin Boutan, Détectour - 02/04/2019

Spécialiste de la prospection dans le tourisme, et particulièrement sur le marché groupes, Detectour forme également les forces commerciales des voyagistes pour améliorer leurs compétences et performances auprès des comités d’entreprise et des associations.

Dans ce cadre, et en exclusivité pour Voyages & groupe, Benjamin Boutan, dirigeant de Detectour, propose de revenir tous les 15 du mois sur un sujet lié au quotidien des professionnels du tourisme. Premier d’entre eux : l’organisation de la prospection.

Les managers décrètent souvent « les états généraux de la prospection », mais sans une organisation solide, les équipes ne s'impliqueront pas au niveau attendu. Voici, donc, quelques conseils pour créer une dynamique et motivation de prospection.

Etape 0 > Fixez des objectifs de chiffre d'affaires prospects !

La première étape est de fixer les objectifs. Un objectif du type « faire de son mieux » n'est pas efficace, et même pire car il diminue les performances de 20% minimum. Fixez des objectifs précis en chiffre d'affaires et nombre de groupes par exemple.

Conseil > Votre enjeu de prospects doit représenter 20 à 30% de votre chiffre d’affaires.

Etape 1 > Auditez votre fichier

Cette étape est indispensable ! Sans un fichier bien qualifié, les commerciaux vont vite s’essouffler. Il n’est pas rare que les commerciaux disent devoir chercher eux-mêmes sur internet des prospects. En moyenne, les responsables commerciaux que je rencontre ont une base de données groupes avec 3000 à 4000 contacts, et seulement 10 à 20% de contacts à jour, soit 800 au total. Sur ce dernier nombre, environ la moitié concerne des prospects. Pour être efficace en prospection, un commercial doit suivre 200 à 300 prospects. A partir de 400 contacts prospects, deux commerciaux maximum sont nécessaires. A savoir aussi : lors des envois de brochure annuelle, 80% sont inutiles ! C’est une perte budgétaire conséquente. 

Conseil > Procéder à un nettoyage de votre fichier, le temps gagné par la suite sera considérable.

Etape 2 > Organisez la prospection et aidez vos commerciaux !

Il est nécessaire de sensibiliser les commerciaux sur le temps nécessaire pour la prospection, et le traduire en nombre de créneaux de demi-journées par semaine ou par mois. Ces créneaux constituent la première priorité dans l’agenda. Sur une base de trois à quatre devis par journées de prospection, il faut donc 25 à 30 jours de prospection pour sortir 100 devis et donc dix à 30 contrats. On arrive très souvent à deux ou trois journées de prospection nécessaires par semaine ! 

Conseil > Des créneaux 100% prospection de trois heures minimum. Il est essentiel de se couper complètement des mails et appels entrants. D’où l’intérêt de s’installer dans une salle de réunion pour ne pas être tenté. Un créneau de prospection doit durer une demi-journée journée minimum. En dessous, ce n’est pas efficace car il faut toujours compter les temps morts comme le démarrage et une pause par exemple. 

Conseil >  Appelez casqué afin d’avoir les mains libres pour la prise de note. En plus, gare au mal de cou avec un téléphone collé à l'oreille pendant trois heures ! Dernier point, les devis seront faits ultérieurement, donc une prise de notes complète est indispensable.

Etape 3 >  Restez motivé durant trois heures !

Conseil > Comment ? C’est indispensable d’alterner des prospects froids non qualifiés avec des prospects chauds en phase de décision. Appelez vos prospects « sympas » qui vous donneront la pêche pour appeler les autres ! La prospection c’est avant tout une question de motivation et de conviction ! 

Etape 4 > Pilotez la prospection !

Pour suivre l'avancement et les efforts fournis, traduisez les objectifs en nombre de devis, et chiffre d’affaires devis par mois. Pour un commercial junior, comptez 10% de concrétisation et 30% pour un commercial confirmé. Par exemple, un commercial a un objectif de 300 000 euros de chiffre d’affaires prospects. Pour un commercial junior, c'est trois millions d’euros de devis et un million d’euros pour un commercial confirmé. Pour motiver le commercial, ne passer pas de temps à lui faire compter le nombre d’appels aboutis tous les jours. L’indicateur nombre de devis et chiffre d’affaires devis est plus responsabilisant.

Conseil > Dès les premiers mois, n’hésitez à revoir les objectifs en fonction des ratios constatés.

Conseil > Un reporting hebdo, c’est le bon rythme ! Valider un point hebdo avec les indicateurs attendus, le mieux étant le nombre de devis et chiffre d’affaires dans un tableau général que tous les commerciaux alimenteront. Durant ce point, profitez-en pour remonter des infos terrains et comment améliorer les offres. Le jour idéal, le lundi matin ! Mais le plus important, c’est la régularité. 

"La prospection c’est comme les tours de stade du sportif !". La régularité est essentielle. Plus on pratique, plus on s'améliore et plus les résultats arrivent.  C’est gagné quand la prospection devient une évidence pour votre équipe commerciale.